Compartir hoja de cálculo

En esta clase, aprendimos a compartir hojas de cálculo en Google Sheets, una herramienta imprescindible cuando trabajamos en equipo o necesitamos que otras personas tengan acceso a nuestros documentos. Google Sheets te permite compartir tus hojas de cálculo de manera rápida y sencilla, ya sea para visualización, edición o comentarios. Este apoyo teórico complementa el video de la clase y te ofrecerá una explicación clara y práctica sobre cómo compartir tus documentos de manera efectiva y segura.

1. ¿Por Qué es Importante Compartir Hojas de Cálculo?

Compartir una hoja de cálculo en Google Sheets tiene varias ventajas:

• Colaboración en tiempo real:

Varias personas pueden trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo, viendo y editando los cambios de manera instantánea.

• Acceso remoto:

Como las hojas de cálculo están en la nube, puedes compartirlas con cualquier persona, en cualquier lugar, sin necesidad de enviar archivos adjuntos.

• Control de acceso:

Puedes elegir qué tipo de acceso deseas dar a otras personas (visualización, edición, etc.), lo que te permite mantener el control sobre tu documento.

• Comentarios y sugerencias:

Puedes permitir que otras personas agreguen comentarios o sugerencias sin necesidad de modificar directamente el documento, lo cual facilita la retroalimentación.

2. ¿Cómo Compartir una Hoja de Cálculo en Google Sheets?

Compartir tu hoja de cálculo en Google Sheets es un proceso sencillo. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

Pasos para compartir una hoja de cálculo:

• Abre tu hoja de cálculo en Google Sheets.

• Haz clic en el botón "Compartir":

- Este botón se encuentra en la esquina superior derecha de la página, justo al lado del botón de "Comentarios".

- Al hacer clic en "Compartir", se abrirá una ventana con las opciones para gestionar el acceso.

• Añadir personas o grupos:

- En la ventana de compartir, puedes agregar a las personas con las que deseas compartir el archivo.

- Puedes escribir las direcciones de correo electrónico de las personas o grupos a quienes quieres enviar el archivo.

• Configurar el nivel de acceso:

- Google Sheets te permite elegir el nivel de acceso que deseas otorgar:

• "Editor": La persona podrá editar el documento, agregar, eliminar o modificar celdas.

• "Comentador": La persona podrá agregar comentarios, pero no podrá modificar el contenido directamente.

• "Lector": La persona podrá ver el documento, pero no podrá hacer ningún cambio ni agregar comentarios.

- Elige el acceso adecuado según el nivel de control que desees tener sobre el archivo.

• Agregar un mensaje (opcional):

- Si deseas, puedes agregar un mensaje personalizado en la sección de mensaje. Este mensaje será enviado junto con la invitación para acceder al archivo.

• Enviar la invitación:

- Haz clic en "Enviar" para compartir el documento con las personas seleccionadas.

3. Opciones Adicionales al Compartir

Además de compartir directamente con personas específicas, Google Sheets ofrece otras opciones para controlar el acceso y gestionar cómo se comparte la hoja de cálculo:

a) Obtener un enlace para compartir:

Si prefieres no enviar invitaciones por correo electrónico, puedes obtener un enlace para compartir el archivo.

• Haz clic en "Obtener enlace" en la ventana de compartir.

• En la sección "Cualquiera con el enlace", selecciona el nivel de acceso (Lector, Comentador o Editor) que deseas permitir a las personas que tengan el enlace.

• Copia el enlace y compártelo con las personas que necesiten acceder al archivo.

Consejo: Esta opción es útil si deseas compartir la hoja con un grupo grande de personas o si el archivo debe estar disponible públicamente.

b) Configuración de permisos avanzados:

Si deseas un control más detallado sobre cómo las personas pueden interactuar con el archivo, puedes usar la opción de "Configuración avanzada":

• Haz clic en "Configuración" en la ventana de compartir.

• Puedes activar o desactivar opciones como permitir que las personas "Descarguen, impriman o copien" el archivo o cambiar la visibilidad del documento.

Una de las principales ventajas de Google Sheets es la colaboración en tiempo real. Aquí te explicamos cómo puedes trabajar con otros usuarios de manera simultánea:

• Ver cambios en tiempo real:

Cuando varias personas están trabajando en un archivo al mismo tiempo, podrás ver los cambios que realizan en tiempo real. Los nombres de los usuarios que están editando se mostrarán en diferentes colores en las celdas.

• Agregar comentarios y sugerencias:

Si deseas que alguien revise una celda o haga una sugerencia, puedes usar la opción de "Insertar comentario". Los comentarios pueden ser respondidos, lo que facilita la colaboración sin necesidad de editar directamente las celdas.

• Historial de cambios:

Google Sheets guarda un historial de versiones que te permite ver los cambios realizados en el documento y volver a una versión anterior si es necesario. Esto es útil cuando trabajas en equipo y necesitas ver qué cambios se han hecho o recuperar información eliminada accidentalmente.

4. Consejos para Gestionar el Acceso de Manera Eficiente

• Revisa los permisos:

Asegúrate de que solo las personas necesarias tengan acceso de edición. Si solo necesitas que alguien vea el archivo, dale acceso como lector.

• Usa el enlace con precaución:

Si decides compartir el archivo mediante un enlace, ten cuidado con quién tiene acceso. Si el archivo contiene información sensible, limita el acceso solo a las personas necesarias.

• Desactiva el acceso cuando ya no sea necesario:

Si compartiste un archivo con alguien y ya no necesitas que tenga acceso, recuerda revocar el permiso. Puedes hacerlo fácilmente desde la ventana de compartir.

• Agrega una fecha de expiración:

Si deseas que un usuario tenga acceso solo durante un período determinado, puedes establecer una fecha de expiración para su acceso.

5. Ejemplo Práctico:

Imagina que estás trabajando en un presupuesto mensual con tu equipo. Quieres que todos los miembros puedan ver y comentar el documento, pero solo ciertos miembros deben poder editar los valores.

• Abre la hoja de presupuesto en Google Sheets.

• Haz clic en "Compartir" en la parte superior derecha.

• Ingresa los correos electrónicos de los miembros 

• Haz clic en "Enviar".

De esta manera, todos podrán colaborar en el documento de manera eficiente, pero solo aquellos con permisos de edición podrán cambiar los valores.

Compartir hojas de cálculo en Google Sheets es una herramienta fundamental para colaborar en equipo y trabajar de manera eficiente con otros. Gracias a la opción de compartir documentos y gestionar los permisos de acceso, puedes asegurarte de que tus datos estén accesibles solo para las personas adecuadas y en el formato adecuado.