Crear lista desplegable simple

En esta clase, aprendimos a crear una lista desplegable simple en Google Sheets, una herramienta útil para facilitar la entrada de datos y garantizar la consistencia en las celdas de tus hojas de cálculo. Las listas desplegables son ideales cuando tienes un conjunto limitado de opciones y deseas que los usuarios seleccionen de ellas, en lugar de escribir manualmente los valores. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores de tipeo y asegura que los datos sean consistentes.

Este apoyo teórico complementa el video de la clase y te ayudará a entender de manera clara y sencilla cómo crear listas desplegables en Google Sheets, paso a paso.

1. ¿Qué es una Lista Desplegable?

Una lista desplegable es un cuadro de selección en el que puedes elegir un valor de una lista predefinida, en lugar de escribirlo. Este tipo de lista se utiliza en hojas de cálculo para asegurar que los datos se introduzcan de manera uniforme y sin errores.

Por ejemplo, si tienes una lista de tipos de productos (como Zapatos, Ropa, Accesorios), puedes crear una lista desplegable que permita a los usuarios seleccionar uno de esos valores sin necesidad de escribirlo.

2. ¿Por Qué Usar Listas Desplegables?

• Facilitan la entrada de datos: Los usuarios pueden elegir un valor de una lista predefinida en lugar de escribirlo, lo que ahorra tiempo.

• Previenen errores de tipeo: Al seleccionar de una lista, no hay riesgo de escribir incorrectamente un valor.

• Garantizan consistencia: Todos los datos ingresados serán exactamente iguales (por ejemplo, "Ropa" en lugar de "ropa" o "Ropas").

• Facilitan el análisis: Cuando los datos son consistentes, es más fácil hacer análisis y cálculos con ellos.

3. ¿Cómo Crear una Lista Desplegable Simple?

Crear una lista desplegable en Google Sheets es un proceso fácil y directo. Aquí te explicamos cómo hacerlo paso a paso:

Pasos para crear una lista desplegable simple:

• Selecciona la celda o celdas donde quieres la lista desplegable:

Primero, selecciona la celda o el rango de celdas donde deseas que aparezca la lista desplegable. Por ejemplo, si deseas crear una lista en la columna B, selecciona las celdas B1, B2, B3, etc.

• Accede a la opción de Validación de datos:

- Ve al menú superior y haz clic en "Datos".

- Luego, selecciona "Validación de datos".

• Configura la validación:

- En la ventana de Validación de datos, en la sección "Criterios", selecciona "Lista de elementos".

- En el cuadro de texto que aparece, ingresa los valores de la lista separados por comas. Por ejemplo:

Zapatos, Ropa, Accesorios

• Opciones adicionales (opcional):

- Si lo deseas, puedes marcar la opción "Mostrar lista desplegable en la celda" para asegurarte de que los usuarios vean la flecha de la lista desplegable.

- Puedes también elegir si deseas que aparezca un mensaje de advertencia si alguien intenta ingresar un valor no permitido.

• Haz clic en "Hecho":

-Una vez configurado, haz clic en "Hecho".

¡Listo! Ahora, al hacer clic en las celdas que seleccionaste, verás una lista desplegable con las opciones que configuraste.

4. ¿Cuándo Usar una Lista Desplegable Simple?

• Listas de opciones predeterminadas: Cuando tienes un conjunto limitado de opciones que los usuarios pueden elegir, como una lista de países, tipos de productos o estados de un pedido.

• Entradas consistentes: Si necesitas asegurarte de que los usuarios ingresen siempre los mismos valores, como cuando registras categorías, departamentos o fechas en un formato específico.

• Mejor organización de datos: Si necesitas mantener tus datos organizados y evitar errores de tipeo, las listas desplegables son una excelente solución.

5. Consejos para Usar Listas Desplegables de Forma Eficiente

• Usa nombres claros y cortos: Asegúrate de que las opciones de tu lista sean fáciles de entender. Usa nombres sencillos y descriptivos para que los usuarios comprendan de inmediato lo que deben seleccionar.

• Agrupa las opciones de manera lógica: Si tienes muchas opciones, considera agruparlas de manera lógica para facilitar la selección.

• Revisa las celdas después de aplicar la lista: Después de crear la lista desplegable, verifica que las celdas se hayan configurado correctamente y que los usuarios puedan seleccionar las opciones adecuadas.

• Utiliza un rango de celdas para las opciones (opcional): Si tienes una lista larga de opciones y no quieres escribirlas manualmente en cada celda de validación, puedes escribir las opciones en un rango de celdas (por ejemplo, en otra hoja) y luego referenciar ese rango en lugar de escribir las opciones directamente.

6. Ejemplo Práctico:

Supongamos que trabajas en una tienda en línea y deseas hacer un seguimiento de las categorías de productos. Podrías crear una lista desplegable para que los usuarios elijan entre categorías como "Zapatos", "Ropa" y "Accesorios".

• Selecciona la celda B2 (o cualquier celda donde quieras la lista desplegable).

• Ve a "Datos" > "Validación de datos".

• En Criterios, selecciona "Lista de elementos" e ingresa:

  Zapatos, Ropa, Accesorios

1. Haz clic en "Hecho".

Ahora, al hacer clic en B2, se mostrará una lista desplegable con esas opciones, y el usuario podrá seleccionar fácilmente la categoría del producto.

7. Consejos Adicionales:

• Usar un rango de celdas para opciones de lista: Si tienes muchas opciones, en lugar de escribirlas manualmente, puedes poner las opciones en un rango de celdas (por ejemplo, en la columna D1:D10) y usar ese rango para tu lista desplegable. Solo debes seleccionar "Rango de celdas" en los criterios y luego escribir el rango, por ejemplo:

  D1:D10

• Evitar errores de entrada: Puedes elegir la opción de mostrar un mensaje de advertencia o rechazar entradas no válidas para asegurarte de que los usuarios solo seleccionen las opciones de la lista.

Las listas desplegables simples en Google Sheets son una herramienta poderosa para asegurar que los datos ingresados sean consistentes y correctos. Son fáciles de configurar y muy útiles cuando necesitas limitar las opciones disponibles en una celda, como categorías, estados o tipos de productos.