Crear lista desplegable dependiente (multinivel)

En esta clase, aprendimos a crear listas desplegables dependientes o multinivel en Google Sheets, una herramienta muy útil cuando necesitas que las opciones disponibles en una lista dependan de la selección hecha en otra lista. Esto permite organizar datos de manera más eficiente y asegurarte de que las elecciones que hace el usuario sean correctas y relevantes para el contexto. Este apoyo teórico complementa el video de la clase y te ayudará a comprender cómo configurar estas listas paso a paso, asegurando que puedas aplicarlas correctamente en tus hojas de cálculo.

1. ¿Qué Son las Listas Desplegables Dependientes?

Una lista desplegable dependiente o multinivel es un tipo de lista en la que las opciones que se muestran en una celda dependen de lo que se seleccione en otra celda. Esto es útil cuando tienes categorías principales (como Tipo de Producto) y quieres que las opciones de la subcategoría (como Tamaño, Color, Material) cambien en función de la elección inicial.

Ejemplo:

Si tienes una lista de productos y deseas que la opción de colores cambie dependiendo del tipo de producto, crearás una lista desplegable para producto (Zapatos, Camisas, Pantalones) y otra lista dependiente para colores (Blanco, Negro, Azul), que solo muestre los colores disponibles para cada tipo de producto.

2. ¿Cómo Funciona una Lista Desplegable Dependiente?

Para que las listas sean dependientes entre sí, utilizamos un rango de datos y referencias dinámicas que se actualizan según lo que el usuario selecciona en la primera lista. La clave aquí es utilizar rangos nombrados para facilitar el proceso y crear una relación entre las listas.

3. Pasos para Crear una Lista Desplegable Dependiente (Multinivel)

Paso 1: Crear las Listas de Datos

Primero, necesitas organizar las opciones que estarán en las listas dependientes. Por ejemplo, si estás creando listas para Productos y Colores, organiza los datos en un área de tu hoja de cálculo.

Ejemplo:

• A1: Productos

- A2: Zapatos

- A3: Camisas

- A4: Pantalones

• B1: Zapatos

- B2: Blanco

- B3: Negro

- B4: Azul

• C1: Camisas

- C2: Rojo

- C3: Verde

- C4: Azul

• D1: Pantalones

- D2: Gris

- D3: Negro

Esto crea diferentes opciones de colores para cada tipo de producto.

Paso 2: Crear un Rango Nombrado para Cada Lista

Para que las listas dependientes se sincronicen, nombra los rangos de las opciones de cada producto. Aquí se utiliza la función de rango nombrado para cada categoría.

• Selecciona las celdas que contienen los colores para Zapatos (por ejemplo, B2:B4).

• Ve a Datos > Rangos Nombrados.

• Nombra el rango Zapatos.

• Repite el proceso para Camisas y Pantalones, nombrando sus respectivos rangos.

Paso 3: Crear la Lista Desplegable Principal (Productos)

Ahora, vamos a crear la primera lista desplegable, que contendrá los tipos de productos (Zapatos, Camisas, Pantalones).

• Selecciona las celdas donde quieres que aparezca la lista (por ejemplo, E2).

• Ve a Datos > Validación de Datos.

• En Criterios, selecciona "Lista de elementos".

• Ingresa las opciones separadas por comas: Zapatos, Camisas, Pantalones.

• Haz clic en Hecho.

Paso 4: Crear la Lista Desplegable Dependiente (Colores)

Ahora, vamos a crear la segunda lista, que dependerá de la selección hecha en la primera.

• Selecciona las celdas donde quieres que aparezca la lista dependiente (por ejemplo, F2).

• Ve a Datos > Validación de Datos.

• En Criterios, selecciona "Lista de rangos".

• En el campo de rango, usa una fórmula que haga referencia al valor seleccionado en la celda E2 (la lista de productos). La fórmula debe ser así:

  =INDIRECTO(E2)

  Esto permitirá que, dependiendo de la opción seleccionada en E2 (Zapatos, Camisas o Pantalones), la lista de colores en F2 cambie automáticamente.

1. Haz clic en Hecho.

4. ¿Cómo Funciona?

Cuando el usuario selecciona un producto en la celda E2 (por ejemplo, Zapatos), la celda F2 se actualizará automáticamente para mostrar solo los colores disponibles para Zapatos (Blanco, Negro, Azul). Si el usuario cambia la selección a Camisas, la lista de colores se actualizará para mostrar solo los colores disponibles para Camisas (Rojo, Verde, Azul).

5. ¿Cuándo Usar Listas Desplegables Dependientes?

Las listas desplegables dependientes son útiles cuando trabajas con conjuntos de datos jerárquicos o relacionados, como:

• Categorías y Subcategorías: Por ejemplo, si tienes productos, puedes crear una lista para seleccionar un tipo de producto (ropa, accesorios) y luego permitir que el usuario elija detalles adicionales (tamaño, color).

• Fechas y horarios: Puedes tener una lista de días de la semana y, según el día seleccionado, una lista desplegable de horarios disponibles.

• Ubicaciones y zonas: Si trabajas con ubicaciones geográficas, puedes tener una lista de países y, dependiendo del país, una lista de ciudades.

6. Consejos para Usar Listas Desplegables Dependientes de Forma Eficiente

• Mantén los datos organizados: Asegúrate de que las listas de opciones estén organizadas y que los rangos nombrados coincidan exactamente con las opciones de la lista principal.

• Usa nombres fáciles de recordar: Al nombrar los rangos, utiliza nombres cortos y descriptivos para evitar confusiones (por ejemplo, "Zapatos", "Camisas").

• Prueba la funcionalidad: Después de crear la lista desplegable dependiente, prueba cambiando las opciones en la lista principal para asegurarte de que la lista dependiente se actualice correctamente.

7. Ejemplo Práctico:

Supongamos que eres responsable de gestionar una tienda en línea y tienes varias categorías de productos con diferentes opciones de colores. Usando las listas desplegables dependientes, puedes hacer que la selección de color cambie según el producto que el cliente elija.

• En E2, el cliente elige el tipo de producto (Zapatos, Camisas, etc.).

• Dependiendo de la selección en E2, la celda F2 mostrará una lista de colores disponibles para ese producto (por ejemplo, si eligen Zapatos, la lista de colores será Blanco, Negro, Azul).

Las listas desplegables dependientes (multinivel) son una herramienta poderosa para organizar y controlar las opciones disponibles en tus hojas de cálculo, asegurando que las selecciones sean consistentes y relevantes. Al aprender a crear listas desplegables dependientes, puedes gestionar mejor los datos y mejorar la experiencia del usuario al interactuar con tus hojas de cálculo.