Formato condicional de todas las formas posibles

En esta clase, exploramos una de las herramientas más poderosas de Google Sheets: el formato condicional. Esta herramienta te permite cambiar el aspecto visual de las celdas de tu hoja de cálculo según ciertas condiciones o reglas. Puedes aplicar diferentes colores, estilos de texto o bordes a las celdas en función de sus valores, lo que hace que la información sea más fácil de leer, resaltar patrones importantes y tomar decisiones más rápidamente.

Este apoyo teórico complementa el video de la clase, brindándote una explicación clara y sencilla sobre cómo usar el formato condicional de todas las formas posibles para que puedas aplicar estas técnicas de manera efectiva en tu trabajo.

1. ¿Qué es el Formato Condicional?

El formato condicional te permite cambiar automáticamente el formato de las celdas según ciertos criterios o condiciones que determines. Este tipo de formato es útil cuando deseas resaltar ciertas celdas con valores específicos o patrones, como resaltar los valores más altos, los valores que cumplen ciertas condiciones (por ejemplo, fechas pasadas o futuras), o los valores que superan un umbral (como un número o porcentaje).

Ejemplo práctico: Si tienes una hoja con ventas mensuales y deseas resaltar aquellos meses con ventas mayores a 500 unidades, puedes usar el formato condicional para que esos valores se muestren en color verde automáticamente.

2. ¿Cómo Funciona el Formato Condicional?

La función del formato condicional depende de reglas que tú defines. Estas reglas dicen a Google Sheets cuándo aplicar un formato específico. Las reglas pueden estar basadas en números, fechas, textos, o fórmulas personalizadas.

Pasos para usar el formato condicional:

• Selecciona las celdas donde deseas aplicar el formato condicional.

• Ve a "Formato" en el menú superior.

• Selecciona "Formato condicional".

• En la barra lateral derecha, en "Reglas de formato condicional", selecciona el tipo de condición (por ejemplo, "Es mayor que", "Es igual a", "Texto contiene", etc.).

• Elige el formato que deseas aplicar cuando la condición sea verdadera (por ejemplo, cambiar el color de fondo a verde o cambiar el color del texto).

• Haz clic en "Hecho" para aplicar la regla.

3. Tipos de Formato Condicional y sus Usos

Google Sheets ofrece varias opciones para aplicar formato condicional según el tipo de datos que estés trabajando. Aquí te explicamos algunos de los tipos más comunes:

a) Formato Condicional por Números

Puedes aplicar formato a las celdas que contienen números según su valor.

• Mayor que: Resalta las celdas que contienen un número mayor a un valor específico.

• Menor que: Resalta las celdas que contienen un número menor a un valor específico.

• Igual a: Resalta las celdas que contienen exactamente el número que indiques.

• Entre: Resalta las celdas que contienen un número dentro de un rango específico.

• Es igual a: Resalta las celdas con un valor específico.

Ejemplo: Resaltar todas las celdas que tengan más de 500 ventas en verde:

Formato condicional: Es mayor que → 500 Color: Verde

b) Formato Condicional por Texto

Puedes aplicar formato a las celdas que contienen textos específicos.

• Texto contiene: Resalta las celdas que contienen un texto específico.

• Es igual a: Resalta las celdas que tienen exactamente el texto que indiques.

• No contiene: Resalta las celdas que no contienen el texto específico.

Ejemplo: Resaltar todas las celdas que contienen el texto "Aprobado" en color verde:

Formato condicional: Texto contiene → "Aprobado" Color: Verde 

c) Formato Condicional por Fechas

El formato condicional también se puede aplicar a las fechas.

• Es hoy: Resalta las celdas con la fecha de hoy.

• Es antes de: Resalta las celdas con fechas que sean antes de una fecha específica.

• Es después de: Resalta las celdas con fechas que sean después de una fecha específica.

• Está entre: Resalta las celdas que tienen fechas dentro de un rango específico.

Ejemplo: Resaltar todas las celdas con fechas vencidas (es decir, fechas anteriores a hoy):

Formato condicional: Es antes de → HOY() Color: Rojo 

d) Formato Condicional con Fórmulas

Puedes crear fórmulas personalizadas para aplicar formatos según condiciones más complejas.

 =FÓRMULA()

• Las fórmulas deben devolver un valor TRUE (verdadero) o FALSE (falso) para aplicar el formato.

Ejemplo: Si quieres resaltar las celdas de ventas que son mayores que el promedio de todas las celdas en una columna:

= A2 > PROMEDIO(A:A) 

Esto resaltará todas las celdas en la columna A que tengan un valor superior al promedio de la columna.

4. Consejos para Usar el Formato Condicional Eficazmente

• Evita sobrecargar la hoja con demasiados colores:

El formato condicional debe mejorar la comprensión de los datos, no hacer que la hoja sea difícil de leer. Usa colores de manera moderada y consistente.

• Usa el formato condicional para resaltar lo importante:

Resalta solo los valores clave o anomalías que necesiten atención inmediata (por ejemplo, ventas bajas, fechas vencidas).

• Aplica reglas lógicas:

Puedes combinar varias reglas de formato condicional. Por ejemplo, puedes hacer que una celda sea de color rojo si es menor que un valor y verde si es mayor.

• Usa las fórmulas personalizadas con moderación:

Las fórmulas son muy poderosas, pero también pueden ser complicadas si no se usan correctamente. Asegúrate de que la fórmula se ajuste bien a tus necesidades antes de aplicarla.

5. Ejemplo Práctico:

Imagina que estás llevando el seguimiento de ventas y deseas destacar las ventas altas en verde y las ventas bajas en rojo.

• Selecciona las celdas que contienen los datos de ventas.

• Ve a Formato > Formato condicional.

• Crea una regla con la condición "Mayor que" y establece el valor 500.

• Elige un color verde para resaltar las celdas que cumplan esta condición.

• Crea otra regla con la condición "Menor que" y establece el valor 200.

• Elige un color rojo para las celdas que no lleguen a ese valor.

Esto te permitirá ver rápidamente cuáles son las ventas que están por encima o por debajo de tus expectativas.

El formato condicional es una herramienta esencial para organizar y resaltar información en Google Sheets de manera visual y eficiente. Ya sea que estés trabajando con números, textos, fechas o fórmulas, esta herramienta te ayuda a hacer que tus datos sean más fáciles de entender y tomar decisiones informadas rápidamente.