Filtros y vistas de filtros

En esta clase, exploramos las herramientas de filtros y vistas de filtros en Google Sheets, dos funciones esenciales para trabajar con grandes volúmenes de datos. Los filtros te permiten organizar y visualizar solo los datos que necesitas en un momento dado, sin eliminar ni modificar el resto de la información. Además, las vistas de filtros ofrecen la posibilidad de guardar configuraciones personalizadas de filtros, lo que facilita la colaboración sin que se altere la forma en que otros usuarios ven los datos. Este apoyo teórico complementa el video de la clase y te proporcionará una explicación clara y práctica sobre cómo utilizar estas herramientas de forma eficiente.

1. ¿Qué Son los Filtros en Google Sheets?

Los filtros en Google Sheets te permiten ocultar temporalmente ciertos datos en una hoja de cálculo y ver solo los datos relevantes para tu análisis. En lugar de eliminar información, el filtro te permite filtrar y mostrar solo aquellos datos que cumplan con ciertos criterios, como fechas, números o palabras clave.

Ejemplo:
Imagina que tienes una lista de ventas con fechas, productos, y cantidades. Si solo te interesa ver las ventas de un producto específico, puedes aplicar un filtro para que solo se muestren esas filas, ocultando el resto.

2. ¿Cómo Aplicar un Filtro en Google Sheets?

Aplicar un filtro es un proceso sencillo. Aquí te explicamos los pasos básicos para hacerlo:

Pasos para aplicar un filtro:

• Selecciona los datos: Primero, selecciona el rango de celdas que contiene los datos que deseas filtrar. Si deseas filtrar toda una hoja de cálculo, selecciona el rango completo.

• Habilitar el filtro: Haz clic en el ícono de filtro (un embudo) en la barra de herramientas o ve a "Datos" en la barra de menú y selecciona "Crear un filtro".

• Aplicar el filtro: Una vez habilitado el filtro, verás un ícono de filtro en cada celda de la fila de encabezado. Haz clic en este ícono para seleccionar cómo deseas filtrar los datos. Por ejemplo, puedes elegir filtrar por valores específicos, fechas o rangos numéricos.

• Ver los resultados: Los datos que no cumplen con los criterios que especificaste se ocultarán temporalmente, y solo verás aquellos que cumplen con el filtro que aplicaste.

Puedes filtrar por varios criterios al mismo tiempo. Por ejemplo, filtrar por un rango de fechas y por producto simultáneamente.

3. ¿Qué Son las Vistas de Filtros y Cómo Funcionan?

Las vistas de filtros te permiten guardar configuraciones de filtros específicas para que otros usuarios puedan ver los mismos filtros sin que tengas que aplicarlos cada vez. Además, cada usuario puede crear su propia vista de filtro sin alterar las vistas de otros usuarios.

Esto es especialmente útil cuando trabajas con equipos y necesitas compartir la misma hoja de cálculo, pero cada persona tiene criterios diferentes para analizar los datos. Las vistas de filtro permiten que cada persona personalice cómo ve los datos sin que los cambios afecten a los demás.

Pasos para crear una vista de filtro:

• Aplica un filtro: Primero, aplica un filtro en el rango de datos que deseas organizar, como se explicó anteriormente.

• Crear una vista de filtro: Haz clic en "Datos" en la barra de menú y selecciona "Vistas de filtro" > "Crear nueva vista de filtro". Esto abrirá una ventana donde puedes establecer el filtro según tus criterios.

• Personaliza la vista: Elige las columnas, los valores y los criterios para el filtro. Una vez que tengas todo configurado, asigna un nombre a la vista de filtro para poder identificarla fácilmente más tarde.

• Guardar y usar la vista: La vista de filtro que creaste quedará guardada. Puedes activar y desactivar esta vista en cualquier momento para ver los datos según tu filtro preestablecido. Además, otros usuarios podrán ver la misma vista sin alterar su propia vista.

4. ¿Cuándo Usar Filtros y Vistas de Filtros?

• Filtrar datos rápidamente: Usa filtros cuando necesites ver solo una parte específica de tus datos, como ventas por fecha o por producto.

• Organizar grandes volúmenes de datos: Si tienes una hoja de cálculo con muchas filas y columnas, los filtros te ayudarán a reducir la visualización a solo los datos importantes para tu análisis.

• Colaboración en equipo: Usa vistas de filtros cuando trabajes en equipo y cada miembro necesite ver los datos de manera diferente, sin afectar a los demás. Así, cada quien puede tener una perspectiva personalizada sin interferir con el trabajo de los demás.

• Mantener la organización: Si constantemente trabajas con el mismo conjunto de datos, las vistas de filtros pueden ayudarte a guardar las configuraciones de filtrado para futuros usos, ahorrando tiempo al no tener que repetir el proceso.

5. Consejos para Usar Filtros y Vistas de Filtros de Forma Eficiente

• Usa filtros claros y específicos: Asegúrate de que los criterios que uses para filtrar sean precisos. Por ejemplo, si filtras por fecha, asegúrate de que los datos estén en el formato correcto.

• Crea vistas personalizadas: Si trabajas con diferentes tipos de análisis, guarda variadas vistas de filtros para no tener que configurarlas cada vez.

• Recuerda las vistas compartidas: Si estás trabajando con un equipo, ten en cuenta que las vistas de filtro pueden ser vistas y usadas por otros sin que cambien los datos para los demás.

• Verifica antes de aplicar filtros: Si tienes encabezados en tu tabla, asegúrate de que el filtro no se aplique a esos encabezados. Usa la opción de "Los datos tienen fila de encabezado" para evitar que se filtren.

6. Ejemplo Práctico:

Supón que tienes una hoja de cálculo con una lista de ventas de productos y deseas ver solo las ventas de un producto específico en un mes determinado.

• Aplica un filtro para ver solo las filas que contengan el nombre de ese producto.

• Luego, si necesitas hacer un análisis mensual, agrega otro filtro para las fechas de las ventas.

• Si deseas compartir este análisis con tu equipo, crea una vista de filtro con las opciones de producto y mes para que todos vean la misma información.

De esta manera, puedes manejar tus datos de forma más organizada, visualizando solo lo que necesitas y colaborando de manera eficiente.

Las herramientas de filtros y vistas de filtros en Google Sheets son funciones poderosas que te permiten organizar y personalizar la visualización de grandes volúmenes de datos. Puedes filtrar rápidamente para encontrar lo que necesitas y crear vistas personalizadas para hacer el análisis más eficiente, sin afectar a otros usuarios.